Træt af kedelige møder?
Hvis du er ansat på en helt almindelig dansk arbejdsplads, så kender du højst sandsynligt dette: Ens hverdag bliver forstyrret af møder – mange møder. Typisk er møderne ineffektive, dårligt planlagte og – for at sige det lige ud – så kan de ofte være utroligt kedelige. Hvis du kan nikke genkendende til dette, er det værd at læse med her. Vi har nemlig sat fokus på netop dette emne, og har interviewet Bo Krüger, som holder foredrag for virksomheder omkring bl.a. arbejdsglæde, samt mødeledelse.
Uden nærmere introduktion, vil vi springe lige ud i det, med første spørgsmål:
Hvad der de typiske fejl der bliver begået når der bliver afholdt møder rundt ud i det danske land?
Der er seks typiske fejl jeg ser, når der bliver holdt møder i Danmark:
#1 Mødet starter og slutter for sent
En klassisk fejl er, at møder simpelthen er for langt. De både starter og slutter for sent. Af samme grund blive de ineffektive og efterlader mødedeltagerne trætte og demotiverede bagefter. Bo Krüger foreslår denne simple løsning: “Start til tiden selvom alle ikke er kommet. Slut møderne 10 minutter i, så der er tid til at bevæge sig videre til det næste møde.”
#2 Deltagerne kører ud af tangenter
Når man så endelig sidder til møde, er det vigtigt at deltagerne holder sig til emnet og ikke snakker i vest, og svare i øst. Det kan gøres simpelt, det kræver nemlig bare en god mødeleder. Èn som tør at stoppe folk og bede dem om at holde sig til emnet siger Bo Krüger.
#3 De samme taler
Ligeså vigtigt det er at holde sig til emnet, lige så vigtigt er det at alle deltager kommer på banen. Det kan gør man ved at ikke at bevidst at styre efter en talerliste, men i stedet give ordet til dem der ikke siger så meget. Involver deltagerne på forskellige måder, f.eks. som ved minimøder (Dette kommer vi nærmere ind på længere nede).
#4 For meget envejskommunikation
Det kan være svært holde koncentrationen, når det er den samme der står og taler, og man sidder med som tilhører. Derfor er det vigtigt at mødelederen styre tiden benhårdt, og at der kun foregår envejskommunikation i max 20 af gangen.
#5 Formålet er uklart
Der er ingen grund til at holde møde, hvis der ikke er noget at holde møde om, det kaldes bare at spilde folks tid. Husk at sende en besked ud til deltagerne inden mødet om, hvorfor i skal mødes samt, hvad målet er. Det er en god idé at læse formål og mål op i starten af mødet.
#6 Mangler opsamling, beslutning og handlingsansvar
Bo siger meget kort, hvad der skal til: Nemlig en skarp mødeleder der kan håndtere dette ansvar.
”Hvis vi sidder ned omkring et bord og er passive tilhører, det meste af tiden, bliver vi hurtigt mødetrætte” – Bo Krüger
Er der en øvre grænse for hvor lang tid et møde må vare?
Der er ikke nogle generelle regler for, hvor langt tid et møde må vare, men det kan være en god idé at holde pause minimum hvert 90 minut, så folk ikke mister koncentrationen, og begynder at lave noget andet på computeren. Da er mange mennesker, der arbejder bedst om morgen, og om formiddagen, så det er en god idé at lægge møder i starten af dagen, fremfor at ligge dem om aftenen.
De fleste møder foregår rundt om et bord, og dette kan hurtigt få os til at blive mødetrætte, da man ofte bare sidder med som passiv tilhører. “Hvis vi derimod sørger for at variere mødeformen, og involvere folk noget mere, så kan vi sidde til møde i flere dage”.
Har du nogle gode råd til hvordan man kan aktivere mødedeltagere?
For at undgå for at der kun er en der snakker og resten af flokken sidder og hænger lidt, så er det en god idé at lave nogle små øvelser undervejs. Bo Krüger giver her nogle gode tips til, hvordan man kan variere mødeformen:
- Minimøder: Bed deltagerne tale sammen to og to i 3-5 minutter om det emnet der drøftes. Spørg efterfølgende om deres kommentarer.
- Bodyvoting: Bed deltagerne stille sig på gulvet på en linje med to modpoler. De skal stille sig i den ende, som passer bedst til deres holdning. Stil f.eks. spørgsmålet “Hvad er vigtigst for at implementere strategien – ledelsen eller medarbejderne?”.
- Afstemninger: Stil deltagerne forskellige spørgsmål, f.eks. “Hvem har erfaring med dette emne?” og bed alle der kan bekræfte det rejse sig. Brug alternativt afstemningsdevices.
Hvad kan man gøre for at forbedrede deltagerne forud for et møde?
Hvis der på din arbejdsplads bliver holdt det ene møde, efter det andet, så kan man ofte blive træt ved bare tanken, om alle de møder der venter på en i løbet af dagen. Bo Krüger fortæller, at det derfor kan være en god idé at vække mødedeltagernes interesse inden mødets start. Det kan gøres meget simpelt, ud fra disse 3 punkter.
1. Gør det kort og præcist.
2. Gør det interessant – fremhæv formål og udfordringen der skal løses.
3. Engager deltagerne. Giv dem opgaver på mødet, f.eks. forbered et oplæg.
Kan man bruge de samme principper når man skal holde eksterne møder?
I det store hele, kan man sagtens anvende de nævnte metoder i forbindelse med andre møder såsom salgsmøder, jobsamtaler osv. “Faktisk så den måde virksomheden holder møder på, siger ofte meget om virksomhedskulturen. Derfor er god mødeledelse også en måde at brande sig på”, siger Bo.
Kan dine råd angående møder overføres til andre typer arrangementer end møder – fx. konferencer, messer eller firmafester hvor der er flere deltagere? Hvordan kan de overføres?
Man kan sagtens anvende de samme mødeteknikker til større konferencer, messer osv., men hvordan? Bo Krüger siger det kort: “Bare gør det”.
Fordi når en virksomhed skal holde en konference eller en firmafest, er der overordnet set stadig brug for en mødeleder, eller en facilitator, som kan holde styr på forsamlingen, og gerne en professionel, siger Bo Krüger. Da jo større forsamlingen er, jo sværre er det for en utrænet mødeleder eller facilitator.
Om Bo Kruger:
Bo Krüger holder foredrag for virksomheder, omkring bl.a. arbejdsglæde, samt mødeledelse. Han er ekspert inden for områder såsom kreative processer og udtænkning af nye læringsmetoder. Derudover er Bo også manden bag flere fagbøger såsom bogen ”Mødeledelse” udgivet ved Børsens Forlag.