Planlægning af firmafester kan være en stor opgave, men ved at finde det ideelle tidsrum for din fest kan du sikre, at arrangementet bliver en succes. I denne artikel vil vi gennemgå forskellige aspekter af tidsplanlægning for firmafester, så du kan gøre den bedste beslutning for dit team og din virksomhed.
Afklaring af formål og målgruppe
Først og fremmest er det vigtigt at afklare formålet med festen. Hvis det er et socialt arrangement, kan det være bedst at planlægge det uden for arbejdstiden, for eksempel i en weekend. Hvis det derimod er en arbejdsrelateret begivenhed, kan det være mere passende at afholde den inden for arbejdstiden. Derudover skal du tage højde for din målgruppe. Hvis dit team primært består af forældre, kan det være bedst at afholde festen tidligt på aftenen, så de kan nå at hente deres børn.
Vælg den rigtige dag
En undersøgelse udført af Eventbrite viser, at fredage og lørdage er de mest populære dage for firmafester. Men selvom weekenden kan virke som det oplagte valg, kan der være fordele ved at afholde din fest på en hverdag. Det kan eksempelvis gøre det nemmere for dem, der bor langt væk, at deltage, da de ikke behøver at bekymre sig om transporten hjem og på arbejde dagen efter. Vær dog opmærksom på, at hvis du vælger en hverdag, skal festen forholdsvis tidligt på aftenen, så folk kan komme hjem og slappe af før arbejdet dagen efter.
Tidspunkt på dagen
Ifølge Event Manager Blog er de mest populære tidsrum for firmafester mellem kl. 18:00 og 21:00. Dette tidsrum er ideelt ift. mad- og vinservicering samt muligheden for at afholde taler eller præsentationer. Hvis der er tale om en heldagsbegivenhed, kan du starte tidligt på dagen med workshops eller teambuilding aktiviteter, efterfulgt af afslapning og underholdning om aftenen.
Årstiden
Diningsphere’s data viser, at efteråret er det mest populære tidspunkt på året for firmafester. Dette skyldes sandsynligvis, at folk vender tilbage fra sommerferien med fornyet energi. Dog kan der være øget konkurrence om venues i denne periode. Hvis du er fleksibel med dato, kan det være en god idé at overveje en firmafest i det tidlige forår eller sommer, hvor folk har mere energi og dagene er længere.
Tage højde for sæsonens aktiviteter
Hvis din virksomhed har en sæsonbetonet arbejdsbelastning, er det vigtigt at tage dette i betragtning, når du planlægger din firmafest. For eksempel, hvis du arbejder i regnskabsbranchen, er det sandsynligvis ikke en god idé at planlægge en fest lige op til skattemåned i januar. Overvej i stedet at afholde din fest under en roligere periode, hvor medarbejderne kan slappe af og nyde festen.
Overvejelser af budget
Endelig er budgettet en vigtig del af din planlægning. Det kan være dyrt at arrangere en firmafest, især hvis du planlægger den på et tidspunkt, hvor efterspørgslen efter steder og leverandører er høj. Hvis dit budget er stramt, kan det være værd at overveje alternative dage eller tidspunkter, hvor omkostningerne kan være lavere. For eksempel, et brunch arrangement på en hverdag kan være et billigere alternativ til en stor aftenfest.
Så der har du det – nogle overvejelser du kan tage med i din planlægning for at finde det ideelle tidsrum for din firmafest. Husk at overveje formålet med festen, din målgruppe, dagen og tiden på dagen, årstiden, sæsonaktiviteter og dit budget. Ved at tage alle disse aspekter i betragtning, er du godt på vej til at arrangere en succesfuld firmafest, der passer perfekt til dit team og din virksomhed.